EDMS의 정의
지식 정보화 사회에서 기하급수적으로 늘어나는 문서의 관리는 여러 문제를 야기 시켰다. 기존의 문서 관리 체제는 엄청난 인력, 시간, 공간의 낭비를 가져오는 비효율적인 시스템이었다.
이런 이유로 EDMS(통합 전자 문서 관리 시스템)가 등장하였다.
통합 전자문서관리시스템은 정보관리의 새로운 패러다임으로 등장하여 기존의 Imaging, COLD(Computer Output to Laser Disk), Workflow, Groupware 및 인터넷 등의 관련기술을 이용하여 최종사용자의 정보 및 지식 요구를 수용할 수 있고 과거의 비효율적인 정보관리 체계를 표준화, 시스템화 할 수 있는 새로운 개념의 정보기반 구조이다.
즉, 기업의 정보를 관리하도록 네트웍, 개인용 컴퓨터(pc), 데이터베이스 등의 기술을 응용하여 체계화 시킨 것이 전자문서관리시스템인 것이다. 컴퓨터환경의 보편화로 문서 자체가 전자화하고 있고 이러한 전자문서 관리는 기존 종이문서 관리에 비해 물리적인 공간활용의 효율성은 물론 정보의 빠른 검색, 사용자간 정보 공유 등 기업생산성 향상의 효과적인 도구로 부상하면서 정보시스템 환경의 피할 수 없는 대세로 떠오르게 되었다.
일반적으로 전자문서관리시스템은 엔지니어링 도면관리시스템, 광파일(혹은 이미징 시스템), 문서관리시스템(edm)을 통합한 것으로 인식된다. 그 중 문서관리시스템(edm)은 문서저장, 검색, 디렉토리 구조 문서관리, 이력관리, 다양한 종류의 문서관리, 응용프로그램과의 통합, 문서타입 관리, 버전제어, 웹상에서의 문서관리 등의 기능을 갖추어야 한다.
문서관리시스템은 단순한 데이터베이스 시스템이 아니며 사용자가 문서의 작성시작 순간부터 종료 후 보관까지 문서에 대해 필요한 모든 기능을 제공하는 엔터프라이즈(enterprise) 시스템이 되어야 한다.
결론적으로, 통합 전자문서관리시스템은 정보관리의 조직 내 어떤 특정 부서나 업무만을 지원하는 데 있지 않고 모든 사용자와 사무업무 전반에 걸쳐 종합적인 정보서비스를 제공하는 데 있다. 따라서 EDMS의 구축은 잘 정비된 고속의 통신망이 필수적으로 요구되며, 이러한 통신기반위에 정보의 저장, 재생산, 유통 및 검색을 위한 관련 기술들을 사용하게 되며 이것은 곧 지식관리시스템을 구축 하는데도 필수적인 기술요소라고 할 수 있다.
지식 정보화 사회에서 기하급수적으로 늘어나는 문서의 관리는 여러 문제를 야기 시켰다. 기존의 문서 관리 체제는 엄청난 인력, 시간, 공간의 낭비를 가져오는 비효율적인 시스템이었다.
이런 이유로 EDMS(통합 전자 문서 관리 시스템)가 등장하였다.
통합 전자문서관리시스템은 정보관리의 새로운 패러다임으로 등장하여 기존의 Imaging, COLD(Computer Output to Laser Disk), Workflow, Groupware 및 인터넷 등의 관련기술을 이용하여 최종사용자의 정보 및 지식 요구를 수용할 수 있고 과거의 비효율적인 정보관리 체계를 표준화, 시스템화 할 수 있는 새로운 개념의 정보기반 구조이다.
즉, 기업의 정보를 관리하도록 네트웍, 개인용 컴퓨터(pc), 데이터베이스 등의 기술을 응용하여 체계화 시킨 것이 전자문서관리시스템인 것이다. 컴퓨터환경의 보편화로 문서 자체가 전자화하고 있고 이러한 전자문서 관리는 기존 종이문서 관리에 비해 물리적인 공간활용의 효율성은 물론 정보의 빠른 검색, 사용자간 정보 공유 등 기업생산성 향상의 효과적인 도구로 부상하면서 정보시스템 환경의 피할 수 없는 대세로 떠오르게 되었다.
일반적으로 전자문서관리시스템은 엔지니어링 도면관리시스템, 광파일(혹은 이미징 시스템), 문서관리시스템(edm)을 통합한 것으로 인식된다. 그 중 문서관리시스템(edm)은 문서저장, 검색, 디렉토리 구조 문서관리, 이력관리, 다양한 종류의 문서관리, 응용프로그램과의 통합, 문서타입 관리, 버전제어, 웹상에서의 문서관리 등의 기능을 갖추어야 한다.
문서관리시스템은 단순한 데이터베이스 시스템이 아니며 사용자가 문서의 작성시작 순간부터 종료 후 보관까지 문서에 대해 필요한 모든 기능을 제공하는 엔터프라이즈(enterprise) 시스템이 되어야 한다.
결론적으로, 통합 전자문서관리시스템은 정보관리의 조직 내 어떤 특정 부서나 업무만을 지원하는 데 있지 않고 모든 사용자와 사무업무 전반에 걸쳐 종합적인 정보서비스를 제공하는 데 있다. 따라서 EDMS의 구축은 잘 정비된 고속의 통신망이 필수적으로 요구되며, 이러한 통신기반위에 정보의 저장, 재생산, 유통 및 검색을 위한 관련 기술들을 사용하게 되며 이것은 곧 지식관리시스템을 구축 하는데도 필수적인 기술요소라고 할 수 있다.
시스템구성도
