인트라넷을 중심으로 기업 네트워크 구축이 확산되면서 일반 종이를 대체하는 전자문서가 중요한 업무 수단이 되었다. EDMS는 신속한 문서조회, 검색 및 활용 등을 통한 생산성 극대화와 종이 문서 보관 장소의 획기적인 절감으로 쾌적한 사무환경 조성이 가능하다. 또한 자료 집계 및 대장관리의 자동화로 업무환경개선과 조건검색에 의한 필요 문서를 즉시 제공을 받을 수 있다.
이러한 전자문서 관리는 기존 종이문서 관리에 비해 물리적인 공간활용의 효율성은 물론 정보의 빠른 검색 사용자간 정보공유 등 기업생산성 향상의 효과적인 도구로 부상하면서 정보시스템 환경의 피할 수 없는 대세로 떠오르고 있는 것이다. 크게 다음과 같은 문서보관, 종이사용, 인건비 비용절감 효과가 있다.
문서보관 비용의 절감 [종이문서 보관시]
- 문서보관용 캐비넷 1개당 수용능력: 200장 * 15개 문서 * 4단 = 12,000장
- 년간 소요 캐비넷 수: 연간문서발생량 161,284장 / 캐비넷 개당 수용능력 12,000 = 약 13개
- 캐비넷 1개당 평균 0.5평 정도의 공간을 사용한다고 할 때, 년간 7평의 사무실 공간 점유
[전자문서 사용시]
- 디스크 어래이(disk array)나 주크박스(juke box) 용량 20gb / 전자 문서 파일의 평균 크기
(20kb * 2장) = 1,000,000 문서
- 년간 소요 디스크 어래이 용량:
연간문서발생량 161,284 장 / 디스크 어래이 개당 수용능력 1,000,000 = 약 0.2(약 4gb)
- 디스크 어래이 1개당 평균 0.5평 정도의 공간을 차지한다고 할 때, 0.5평의 공간으로 5년 정도
의 종이문서 보관 효과
6.5평 * 5년 * 년 평당 임대료 1,000,000원 = 5년간 32,500,000원 절감 효과
종이사용 비용의 절감 [종이문서 사용시]
- 년간 종이사용량:
(부서당 월평균 종이사용량 3,850장 + 월간 폐지발생량 (30%) 1,155장) * 20개 부서 * 12개월
= 1,201,200장
- 년간 문서 수발신 종이 사용량: 부서당 월평균 문서수발신 975장 * 20개 부서 * 12개월 =
229,680장
[전자문서 수발신 사용시]
- 년간 문서 수발신 종이 사용량 229,680 / 년간 종이사용량 1,201,200 = 약 20%에 해당하는 문서
수발신에 소요되는 종이 절감가능
- 년간 문서 수발신 종이사용량 229,680장 * 종이 장당 7.6원 = 년간 1,745,568원 절감 가능
인건비의 절감 [종이문서 보관시]
- 평균 문서 수발신 시간 2.3시간 * 부서당 월평균 문서 수발신 100건 * 20개 부서 * 12개월 =
55,200시간
[전자문서 수발신 사용시]
- 평균 문서 수발신 시간 0.57시간 * 부서당 월평균 문서수 발신 100건 * 20개 부서 * 12개월 = 약
13,680 시간
- 13,680 / 55,200 = 기존의 약 25% 로 년간 문서 수발신에 소요되는 시간 절감 가능
이득시간(55,200 -13,680) * 1인 시간당 평균 인건비 6,000원
= 년간 249,120,000원의 인건비 절감 가능, 즉 14명 인원 대치 효과
이 밖에도, 일반적으로 EDMS를 도입하면 다음과 같은 효과를 기대할 수 있다.
손쉽게 문서를 공유하고 할 수 있어 시간 절약 지정한 폴더에 저장하므로 분실되거나 다른 문서와 섞일 염려가 없는 자료의 안정성 시간,공간에 관계없는 신속한 자료검색 기능으로 업무의 편리함 제공 다양한 멀티미디어 문서 제작 지원과 문서 이력 관리 기능, 통계 기능으로 업무의 효율성 증가